GDPR | dodavatelé

Přepnout na Zásady ochrany osobních údajů pro dodavatele, příkazníky a další osoby Bidfood Czech Republic s.r.o.
nebo na Zásady ochrany osobních údajů pro dodavatele, příkazníky a další osoby Bidfood Kralupy s.r.o.

Zásady ochrany osobních údajů pro dodavatele, příkazníky a další osoby
Bidfood Opava s.r.o.

1   Obecná ustanovení

Na ochranu osobních údajů klademe velký důraz. Tyto Zásady osobních údajů Vás informují o tom, jak společnost Bidfood Opava s.r.o. (dále jen „Bidfood Opava” nebo též „my“) získává, uchovává a dále zpracovává vaše osobní údaje, a to v souvislosti s nákupem a dodávkami vašich surovin, zboží nebo služeb, a jak dále s vašimi osobními údaji nakládáme a chráníme je.

Osobními údaji jsou jakékoliv informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby, tedy vás, pokud jste podnikající fyzickou osobou, a/nebo vašich zaměstnanců. Veškeré služby, které poskytujeme, jsou určeny pro vás jakožto našeho dodavatele, příkazníka nebo jinou osobu, která jedná v rámci své obchodní nebo jiné podnikatelské činnosti a/nebo při výkonu svého povolání pro svého zaměstnavatele, který je našim dodavatelem, příkazníkem nebo jinou osobou (dále jen „dodavatel“ nebo též „vy“).

Účelem těchto Zásad ochrany osobních údajů je informovat vás o (i) tom, jak shromažďujeme a zpracováváme vaše osobní údaje, (ii) vašich právech, jak a jakými prostředky je můžete uplatňovat.

Doporučujeme vám pečlivě se seznámit s těmito Zásadami ochrany osobních údajů. Poskytováním zboží nebo služeb a poskytnutím vašich osobních údajů potvrzujete, že jste byli informováni o našem využívání vašich osobních údajů, jak je uvedeno v těchto Zásadách ochrany osobních údajů.

2   Správce osobních údajů

Správcem vašich osobních údajů je Bidfood Opava s.r.o., se sídlem V Růžovém údolí 553, Mikovice, 278 01 Kralupy nad Vltavou, IČO: 258 67 334, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, sp. zn. C 89871.

Aktuální kontaktní údaje naleznete na www.bidfood.cz/kontakt.

3   Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Správce údajů jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů. Kontaktní informace pověřence pro ochranu osobních údajů:

Jméno pověřence: Petra Šarochová

telefon: 315706189

email: gdpr@bidfood.cz

Vezměte prosím na vědomí, že pověřenec pro ochranu osobních údajů se může v budoucnosti změnit. Aktuálního pověřence pro ochranu osobních údajů můžete vždy nalézt v Zásadách ochrany osobních údajů. Aktuální Zásady ochrany osobních údajů jsou uvedeny na internetových stránkách společnosti na následujícím odkazu: www.bidfood.cz/gdpr-dodavatele-opava.

4   Účel, způsob a doba zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme několika různými způsoby a pro odpovídající účely:

4.1   Dodavatelé zboží a služeb

4.1.1   Pokud jste naším dodavatelem (popř. zaměstnancem nebo jinou kontaktní osobou našeho dodavatele), potřebujeme znát a dále zpracovávat vaše osobní údaje, abychom mohli plnit své smluvní povinnosti a abychom zajistili efektivní komunikaci mezi smluvními stranami.
Osobní údaje zpracováváme zejména za účelem uzavření a následném plnění smlouvy a právním základem takového zpracování je tedy plnění smlouvy, případně náš oprávněný zájem (zejména, pokud s námi jednáte jako zaměstnanec či jiná kontaktní osoba dodavatele).
Osobní údaje v takovém případě získáváme přímo od dodavatele (tj. buď přímo od vás, pokud jste naším dodavatelem, nebo od vašeho zaměstnavatele, se kterým máme smluvní vztah). Tyto údaje můžeme rovněž pravidelně aktualizovat z veřejných zdrojů (zejména ARES, obchodní rejstřík či internetové stránky dodavatele).

4.1.2   Rozsah zpracovávaných údajů. Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsou nezbytné pro plnění našich povinností a které získáváme prostřednictvím výše uvedených zdrojů. Jedná se tak zejména o následující údaje:

  • jméno a příjmení, e-mail, telefonní číslo, IČO, DIČ, sídlo a případně provozovna dodavatele (případně pak identifikace vás jakožto zaměstnance našeho dodavatele, včetně vašich kontaktních údajů a vaší pracovní pozice);
  • údaje o objednaném zboží, provedených objednávkách, zaplacených částkách, provedených platbách apod.

4.1.3   Účel a doba zpracování. Vaše osobní údaje zpracováváme především za účelem plnění smluvních povinností vůči našim dodavatelům a zefektivní komunikace mezi smluvními stranami. Osobní údaje tedy zpracováváme zejména pro účely:

  • osobní údaje zpracováváme pro plnění kupních a jiných smluv a také pro případné reklamace zboží. Údaje uchováváme po celou dobu trvání smluvního vztahu mezi námi a naším dodavatelem;
  • některé osobní údaje mohou být uvedeny na účetních dokladech (tedy zejména fakturách, účtenkách a dodacích listech). Zákony (např. zákon o účetnictví či zákon o DPH) nám ukládají tyto doklady uchovávat, a to až po dobu 10 let. Pokud nám tedy vzniká zákonná povinnost tyto doklady archivovat, ukládáme spolu s nimi i vaše osobní údaje uvedené na příslušném daňovém dokladu;
  • v případě, že byste se opozdili s platbou, nesplnili svůj závazek, platbu bychom od vás vůbec neobdrželi, případně nám z vaší strany vznikla jiná škoda či újma, můžeme rovněž osobní údaje zpracovávat na základě oprávněného zájmu spočívajícím ve vymáhání našich pohledávek a/nebo určení, ochraně a výkonu našich právních nároků. Vaše osobní údaje můžeme za tímto účelem uchovávat po dobu promlčecí lhůty.

4.2   Příkazníci

4.2.1   Pokud s vámi máme uzavřenou příkazní smlouvu, na základě které pro nás vystupujete jako příkazníci, potřebujeme znát a dále zpracovávat vaše osobní údaje, abychom mohli uzavřít a následně plnit příkazní smlouvy. Osobní údaje zpracováváme zejména za účelem uzavření a následném plnění smlouvy; právním základem takového zpracování je tedy plnění smlouvy. Osobní údaje od vás získáváme při uzavření příkazní smlouvy a případně pak v rámci existence našeho smluvního vztahu.

4.2.2   Rozsah zpracovávaných údajů. Zpracováváme pouze osobní údaje, které od vás získáváme prostřednictvím výše uvedených zdrojů. Jedná se tak zejména o následující údaje:

  • jméno a příjmení, e-mail, telefonní číslo, IČO, DIČ a sídlo příkazníka;
  • historie plnění smluvního vztahu mezi námi a příkazníky, včetně souvisejících finančních transakcí (provedených platbách apod.).

4.2.3   Účel a doba zpracování. Vaše osobní údaje zpracováváme především za účelem výkonu příkazní smlouvy. Některé údaje, které o vás máme k dispozici, zpracováváme i po ukončení příkazní smlouvy. Osobní údaje tedy zpracováváme zejména pro účely:

  • osobní údaje zpracováváme pro účely plnění příkazní smlouvy, a to po celou dobu trvání smluvního vztahu;
  • některé osobní údaje mohou být uvedeny na účetních dokladech (tedy zejména fakturách, účtenkách a dodacích listech). Zákony (např. zákon o účetnictví či zákon o DPH) nám ukládají tyto doklady uchovávat, a to až po dobu 10 let. Pokud nám tedy vzniká zákonná povinnost tyto doklady archivovat, ukládáme spolu s nimi i vaše osobní údaje uvedené na příslušném daňovém dokladu;
  • v případě, že byste nesplnili svůj závazek nebo nám z vaší strany vznikla jiná škoda či újma nebo v případech hrozícího sporu s vámi, můžeme rovněž osobní údaje zpracovávat na základě oprávněného zájmu spočívajícím ve vymáhání našich pohledávek a/nebo určení, ochraně a výkonu právních nároků společnosti Bidfood Opava. Vaše osobní údaje můžeme za tímto účelem uchovávat po dobu promlčecí lhůty.

4.3   Externí řidiči

4.3.1   Pokud pro nás vy nebo váš zaměstnavatel zajišťujete služby spojené s rozvozem zboží a využíváte prostředků skupiny Bidfood, potřebujeme znát a dále zpracovávat vaše osobní údaje, abychom s vámi mohli uzavřít a následně plnit smlouvu. Osobní údaje zpracováváme zejména za účelem uzavření a následném plnění smlouvy (a kontroly tohoto plnění), případně na základě našeho oprávněného zájmu (zejména, pokud s námi jednáte jako zaměstnanec či jiná kontaktní osoba dodavatele).

4.3.2   Rozsah zpracovávaných údajů. Zpracováváme pouze osobní údaje, které od vás získáváme prostřednictvím výše uvedených zdrojů. Jedná se tak zejména o následující údaje:

  • jméno a příjmení, e-mail, telefonní číslo, IČO, DIČ a sídlo (případně pak identifikace vás jakožto zaměstnance našeho dodavatele, včetně vašich kontaktních údajů a vaší pracovní pozice);
  • lokalizační a provozní údaje o pohybu služebních vozidel řízených externími řidiči, především:

(i) lokalizační a telematické údaje o pohybu služebních vozidel řízených externími řidiči, především lokalizační údaje ze systémů GPS o pohybu vozidel sbírané v pracovní době těchto řidičů (tj. v době využívání našich vozidel);

(ii) údaje z tachografů, knihy jízd, údaje související s řešením pojistných událostí a dopravních přestupků;

(iii) údaje nezbytné pro splnění veterinárních povinností, především údaje o teplotě ve vozidle v místě vykládání zboží.

4.3.3   Účel a doba zpracování. Vaše osobní údaje zpracováváme především za účelem výkonu smlouvy s vámi uzavřené. Některé údaje, které o vás máme k dispozici, zpracováváme i po ukončení této smlouvy. Osobní údaje tedy zpracováváme zejména pro účely:

  • osobní údaje zpracováváme pro plnění smlouvy, a to po celou dobu trvání smluvního vztahu;
  • některé osobní údaje mohou být uvedeny na účetních dokladech (tedy zejména fakturách, účtenkách a dodacích listech). Zákony (např. zákon o účetnictví či zákon o DPH) nám ukládají tyto doklady uchovávat, a to až po dobu 10 let. Pokud nám tedy vzniká zákonná povinnost tyto doklady archivovat, ukládáme spolu s nimi i vaše osobní údaje uvedené na příslušném daňovém dokladu;
  • v případě, že byste nesplnili svůj závazek nebo nám z vaší strany vznikla jiná škoda či újma nebo v případech hrozícího sporu s vámi, můžeme rovněž osobní údaje zpracovávat na základě oprávněného zájmu spočívajícím ve vymáhání našich pohledávek a/nebo určení, ochraně a výkonu právních nároků společnosti Bidfood Opava. Vaše osobní údaje můžeme za tímto účelem uchovávat po dobu promlčecí lhůty.
  • lokalizační a telematické údaje o pohybu služebních vozidel řízených externími řidiči jsou zpracovávány na základě plněních smluvních povinností mezi řidičem a společností Bidfood Opava a na základě oprávněného zájmu Bidfood Opava, který spočívá v kontrole poskytování služeb jednotlivými řidiči a kontrole přepravovaného zboží. Tyto osobní údaje budeme zpracovávat po dobu maximálně 18 měsíců od jejich získání.

5   Sdílení a předávání osobních údajů (příjemci osobních údajů)

5.1   Příjemci osobních údajů

Osobní údaje, které shromažďujeme výše popsanými způsoby, můžeme sdílet se třetími stranami, které zajišťují některé služby související se zajištěním prodeje našeho zboží a služeb, jeho doručování, vyřizování objednávek, administrativní podporou či využívání softwarových prostředků. Tyto osoby jsou tak v postavení zpracovatelů osobních údajů. Vaše osobní údaje tak můžeme sdílet zejména:

  • s našimi dceřinými či sesterskými společnostmi ze skupiny Bidfood (jejichž seznam naleznete zde www.bidfood.cz/o-nas/spolecnosti), a to zejména za účelem administrativní podpory při nákupu surovin, zboží a služeb a/nebo pro zajištění fakturace;
  • s dodavateli našich IT systémů, kteří mohou mít v určitých případech přístup k vašim osobním údajům.
  • s externími právními zástupci, pokud je to nezbytné pro vymáhání pohledávek nebo pro ochranu našich oprávněných zájmů.

5.2   Záruky

Se zpracovateli osobních údajů dle předešlého odstavce jsme uzavřeli smlouvy o zpracování osobních údajů, které zaručují nejméně stejnou úroveň ochrany vašich osobních údajů jako tyto Zásady ochrany osobních údajů.

6   Zabezpečení dat

Zavedli jsme a udržujeme nezbytná přiměřená technická a organizační opatření, vnitřní kontroly a procesy bezpečnosti informací v souladu s nejlepší obchodní praxí odpovídající možnému hrozícímu riziku pro vás jako subjekt údajů. Zároveň zohledňujeme stav technologického vývoje s cílem chránit vaše osobní údaje před náhodnou ztrátou, zničením, změnami, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem. Tato opatření mohou mimo jiné zahrnovat zejména přijetí přiměřených kroků k zajištění odpovědnosti zaměstnanců, kteří mají přístup k vašim údajům, školení zaměstnanců, pravidelné zálohování, postupy pro obnovu dat a řízení incidentů, softwarová ochrana zařízení, na kterých jsou uložena osobní data atd.

7   Vaše práva jako subjektu údajů

Pokud uplatníte jakékoliv své právo podle tohoto článku nebo dle platných právních předpisů, informujeme o přijatém opatření nebo vymazání vašich osobních údajů nebo omezení zpracování v souladu s vaším požadavkem každého příjemce, kterému byly tyto údaje poskytnuty podle článku 5 těchto Zásad ochrany osobních údajů, pokud takové sdělení bude možné a/nebo nebude vyžadovat nepřiměřené úsilí.

Pokud si přejete uplatnit tato práva a/nebo získat podrobné informace, kontaktujte nás prosím prostřednictvím pověřence pro ochranu osobních údajů, jehož kontaktní informace jsou uvedeny v článku 3 těchto Zásad ochrany osobních údajů.

7.1   Co můžete požadovat?

V souladu s platnými právními předpisy máte právo požadovat přístup ke svým osobním údajům, které jako správce osobních údajů zpracováváme, právo na jejich opravu, vymazání nebo přenos (např. přenos vašich osobních údajů k jinému poskytovateli služeb), právo podat námitky a také právo požadovat omezení našeho zpracování. Můžete také kdykoliv vzít zpět souhlas se zpracováním údajů k marketingovým účelům, který jste nám poskytli.

7.2   Oprava vašich osobních údajů

Podle platné právní úpravy máte právo na opravu svých osobních údajů, které s námi sdílíte. Pokud chcete toto právo uplatnit, kontaktujte nás prosím prostřednictvím našich internetových stránek na následujícím odkazu: gdpr@bidfood.cz.

Přijímáme přiměřená opatření k zajištění toho, abyste mohli udržovat vaše osobní údaje přesné a aktuální. Vždy nás můžete kontaktovat s dotazem, zda stále zpracováváme vaše osobní údaje.

7.3   Vymazání vašich osobních údajů

Můžete nás kdykoliv požádat o vymazání svých osobních údajů. Pokud nás oslovíte s takovou žádostí, smažeme bez zbytečného odkladu všechny vaše osobní údaje, které máme, pokud vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro plnění smluvních a zákonných povinností či ochranu našich oprávněných zájmů, jak jsou popsány výše.

7.4   Zpřístupnění a přenositelnost Vašich osobních údajů

Máte právo získat osobní údaje týkající se vaší osoby a osobní údaje, které jste nám poskytli. Pokud to budete požadovat, můžeme některé vaše osobní údaje (zejména tedy ty údaje, které zpracováváme na základě plnění smlouvy a/nebo vašeho souhlasu) zaslat přímo třetí straně (jinému správci údajů), kterého uvedete ve své žádosti, pokud takový požadavek nebude mít negativní vliv na práva a svobody jiných osob, a pokud bude technicky proveditelný.

7.5   Omezení zpracování

Pokud nás požádáte o omezení zpracování svých osobních údajů, např. v případě, kdy zpochybňujete přesnost, zákonnost nebo naši potřebu zpracovávat vaše osobní údaje, omezíme zpracovávání vašich osobních údajů na nezbytné minimum (uložení), a případně je budeme zpracovávat pouze pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebo z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby, nebo jiných omezených důvodů předepsaných platnými právními předpisy. Pokud dojde ke zrušení omezení a my budeme ve zpracovávání vašich osobních údajů pokračovat, budeme vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.

7.6   Námitky proti zpracování

Máte právo vznést kdykoliv námitku proti zpracování osobních údajů zpracovávaných na základě našeho oprávněného zájmu, případně pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci.

Pokud se na naší straně neprokážou závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebudeme osobní údaje dále zpracovávat.

7.7   Stížnost u úřadu pro ochranu osobních údajů

Máte právo podat stížnost týkající se našeho zpracovávání údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Internetové stránky úřadu: www.uoou.cz.

8   Aktualizace Zásad ochrany osobních údajů

Průběžně můžeme Zásady ochrany osobních údajů upravovat či aktualizovat. Jakékoliv změny těchto Zásad ochrany osobních údajů se stanou účinnými po jejich zveřejnění na následujícím odkazu: www.bidfood.cz/gdpr-dodavatele-opava.