GDPR | odběratelé

Zásady ochrany osobních údajů pro zákazníky

1   Obecná ustanovení

Na ochranu osobních údajů klademe velký důraz. Tyto Zásady osobních údajů Vás informují o tom, jak společnost Bidfood Czech Republic s.r.o. (dále jen „Bidfood CZ” nebo též „my“) získává, uchovává a dále zpracovává vaše osobní údaje, a to v souvislosti v souvislosti s objednávkami a dodávkami našeho zboží a služeb, provozem internetových stránek či mobilních aplikací, a jak dále s vašimi osobní údaji nakládáme a chráníme je. Osobními údaji jsou jakékoliv informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby, tedy vás, pokud jste podnikající fyzickou osobou, a/nebo vašich zaměstnanců. Veškeré služby, které poskytujeme, jsou určeny pro vás jakožto našeho odběratele, který jedná v rámci své obchodní nebo jiné podnikatelské činnosti a/nebo při výkonu svého povolání pro svého zaměstnavatele, který je našim odběratelem (dále jen „odběratel“ nebo též „vy“).

Účelem těchto Zásad ochrany osobních údajů je informovat vás o (i) tom, jak shromažďujeme a zpracováváme vaše osobní údaje, (ii) vašich právech, jak a jakými prostředky je můžete uplatňovat.

Doporučujeme vám pečlivě se seznámit s těmito Zásadami ochrany osobních údajů. Využíváním služeb a poskytnutím vašich osobních údajů potvrzujete, že jste byli informováni o našem využívání vašich osobních údajů, jak je uvedeno v těchto Zásadách ochrany osobních údajů.

2   Správce osobních údajů

Správcem vašich osobních údajů je Bidfood Czech Republic s.r.o., se sídlem V Růžovém údolí 553, Mikovice, 278 01 Kralupy nad Vltavou, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, sp. zn. C 134253, IČ: 282 34 642.

Aktuální kontaktní údaje naleznete na www.bidfood.cz/kontakt.

3   Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Správce údajů jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů. Kontaktní informace pověřence pro ochranu osobních údajů:

Jméno pověřence: Petra Šarochová

telefon: 315706189

email: gdpr@bidfood.cz

Vezměte prosím na vědomí, že pověřenec pro ochranu osobních údajů se může v budoucnosti změnit. Aktuálního pověřence pro ochranu osobních údajů můžete vždy nalézt v Zásadách ochrany osobních údajů. Aktuální Zásady ochrany osobních údajů jsou uvedeny na internetových stránkách společnosti na následujícím odkazu: www.bidfood.cz/gdpr-odberatele.

4   Účel, způsob a doba zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme několika různými způsoby a pro odpovídající účely:

4.1   Nákup zboží a služeb

4.1.1   Abychom mohli zpracovat vaše objednávky a doručit vám objednané zboží a služby, potřebujeme znát a dále zpracovávat vaše osobní údaje. Osobní údaje zpracováváme zejména za účelem uzavření kupní smlouvy a právním základem takového zpracování je tedy plnění smlouvy, případně náš oprávněný zájem (zejména pokud objednáváte zboží jako zaměstnanec). Osobní údaje od vás získáváme z různých zdrojů, a to zejména

  • při registraci Vašeho zákaznického účtu na našem e-shopu mujBidfood.cz;
  • při využívání naší mobilní aplikace mujBidfood.cz;
  • za účelem uzavření rámcové či jiné smlouvy na nákup zboží nebo služeb;
  • při využívání našich služeb a objednávkách zboží (prostřednictvím obchodního zástupce, e-shopu, callcentra, mobilní aplikace či jakýmkoliv jiným způsobem, který Vám umožňujeme zaslat objednávky zboží);

4.1.2   Rozsah zpracovávaných údajů. Zpracováváme pouze osobní údaje, které od vás získáváme prostřednictvím výše uvedených zdrojů. Jedná se tak zejména o následující údaje:

  • jméno a příjmení, e-mail, telefonní číslo, IČO, DIČ, sídlo a případně provozovna odběratele, případně pak identifikace vašeho zaměstnavatele a vaše pracovní pozice;
  • údaje o objednaném zboží, provedených objednávkách, zaplacených částkách, provedených platbách apod.

4.1.3   Účel a doba zpracování. Vaše osobní údaje zpracováváme především za účelem poskytování zboží a služeb, zpracování objednávek a doručení objednaného zboží. Některé údaje, které o vás máme k dispozici, zpracováváme i po vyřízení objednávky či ukončení smlouvy. Osobní údaje tedy zpracováváme zejména pro účely:

  • osobní údaje zpracováváme při poskytování zboží a služeb odběratelům, plnění kupních smluv a zajištění dodávek objednaného zboží a dále za pro příjem a případné upomínky plateb za dodané zboží a služby a také pro případné reklamace zboží. Údaje uchováváme po dobu trvání smluvního stavu s odběratelem. Pro tyto účely vaše osobní údaje zpracováváme na základě právního základu plnění smlouvy a/nebo našeho oprávněného zájmu (zejména v případě, kdy s námi jednáte jako zaměstnanec odběratele a nemáme s vámi z tohoto důvodu žádný smluvní vztah). Osobní údaje budeme uchovávat po dobu nezbytnou pro zpracování vaší objednávky a naplnění kupní smlouvy, popř. po dobu trvání smluvního vztahu (např. v případě rámcové smlouvy);
  • osobní údaje týkající se vaší platební historie mohou být využívané k profilování a automatickému vyhodnocování. Využití tohoto automatizovaného zpracování je nezbytnou součástí plnění smluvního vztahu mezi námi a odběratelem. V některých případech, pokud bude platební historie vyhodnocena jako ne zcela vyhovující, může dojít ke změně vaší přednastavené platební metody. V takovém případě vám budeme zboží dodávat pouze za hotovostní platby. Konečné rozhodnutí o platební morálce a zvolené platební metodě provádí vždy váš přidělený obchodní zástupce a nedochází k němu tedy k automatizovaného rozhodování bez lidského zásahu;
  • některé osobní údaje mohou být uvedeny na účetních dokladech (tedy zejména fakturách, účtenkách a dodacích listech). Zákony (např. zákon o účetnictví či zákon o DPH) nám ukládají tyto doklady uchovávat, a to až po dobu 10 let. Pokud nám tedy vzniká zákonná povinnost tyto doklady archivovat, ukládáme spolu s nimi i vaše osobní údaje uvedené na příslušném daňovém dokladu;
  • v případě, že byste se opozdili s platbou, nesplnili svůj závazek, platbu bychom od vás vůbec neobdrželi, případně nám z vaší strany vznikla jiná škoda či újma, můžeme rovněž osobní údaje zpracovávat na základě oprávněného zájmu spočívajícím ve vymáhání našich pohledávek a/nebo určení, ochraně a výkonu právních nároků společnosti Bidfood CZ. Vaše osobní údaje můžeme za tímto účelem uchovávat po dobu promlčecí lhůty.

4.2   Věrnostní program

4.2.1   Pokud jste členem našeho věrnostního programu, zpracováváme vaše osobní údaje, a to za účelem vedení vašeho účtu ve věrnostním programu a evidence vašich Bidbodů, které vám připisujeme na základě vašich nákupů dle pravidel věrnostního programu (www.mujbidfood.cz/BonusConditions.aspx). Právním základem takového zpracování je tedy plnění smlouvy, případně náš oprávněný zájem (zejména pokud objednáváte zboží jako zaměstnanec). Své členství ve věrnostním programu můžete kdykoliv ukončit, a to v souladu s pravidly věrnostního programu (www.mujbidfood.cz/BonusConditions.aspx).

4.2.2   Rozsah zpracovávaných údajů. Zpracováváme pouze osobní údaje, které od vás získáváme na základě vaší registrace a uskutečněných nákupů na našem e-shopu mujBidfood.cz či prostřednictvím mobilní aplikace mujBidfood.cz. Jedná se tak zejména o následující údaje:

  • jméno a příjmení, e-mail, telefonní číslo, IČO, DIČ, sídlo a případně provozovna odběratele, případně pak identifikace vašeho zaměstnavatele a vaše pracovní pozice;
  • údaje o objednaném zboží, provedených objednávkách, zaplacených částkách, provedených platbách apod.;
  • údaje o stavu Bidbodů, čerpaných odměnách a další údaje související s vaším využíváním věrnostního programu.

4.2.3   Účel zpracování. Vaše osobní údaje zpracováváme především za účelem vedení účtu odběratele ve věrnostním programu a evidence získaných Bidbodů. Účastí ve věrnostním programu vzniká mezi společností Bidfood CZ a odběratelem smluvní vztah. Veškeré osobní údaje zpracovávané v rámci věrnostního programu tak zpracováváme na základě právního základu plnění smlouvy, případně pak našeho oprávněného zájmu (zejména v případě, kdy s námi jednáte jako zaměstnanec odběratele a nemáme s vámi tedy žádný smluvní vztah). Osobní údaje tedy zpracováváme zejména pro následující účely:

  • zajištění účasti odběratele ve věrnostním programu, evidence Bidbodů na základě uskutečněných nákupů, dodání a převzetí odměn, případné vyřízení reklamace a pro evidenci čerpaných odměn a uplatněných Bidbodů;
  • údaje odběratele a/nebo jeho kontaktní osoby můžeme rovněž předat Dodavateli odměn, který v souladu s pravidly věrnostního programu zajišťuje doručení čerpaných odměn (www.mujbidfood.cz/BonusConditions.aspx);
  • zasílání informačních emailů o novinkách a aktuální nabídce věrnostního programu.

4.2.4   Doba zpracování. Vaše údaje z věrnostního programu zpracováváme po dobu vaší účasti ve věrnostním programu, případně ještě jeden rok po ukončení vaší účasti za účelem vyřízení vzájemných pohledávek.

4.3   Marketingová komunikace

4.3.1   V případě, že nám udělíte souhlas, budeme vaše osobní údaje využívat pro zasílání novinek o našich výrobcích, zboží, akčních cenách a novinkách a jiná obchodní sdělení související s produkty společnosti Bidfood CZ nebo jakékoliv její dceřiné či sesterské společnosti ze skupiny Bidfood.

Potvrzením toho, že chcete dostávat marketingová sdělení, souhlasíte s tím, že vaše osobní údaje můžeme zpracovávat a třídit je dle jednotlivých kategorií pro účely nabízení obchodu, služeb nebo produktů a služeb jiných subjektů, pro služby s přidanou hodnotou, pro marketingové a obchodní účely společnosti Bidfood CZ či některé z jejích dceřiných společností a rovněž také pro nabídku našich produktů prostřednictvím telemarketingu.

Svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu působí pouze do budoucna a není tedy dotčena zákonnost předchozího zpracování založeného na tomto souhlasu (před jeho odvoláním).

4.3.2   Rozsah zpracovávaných údajů. Abychom vám mohli zasílat novinky, využíváme vaše následující osobní údaje:

  • jméno a příjmení, e-mail a telefonní číslo.

4.3.3   Účel a doba zpracování. Účelem zpracování vašich osobních údajů je zasílání marketingových nabídek a jiných obchodních sdělení, a to na základě vámi uděleného souhlasu. Údaje uchováváme po dobu trvání uděleného souhlasu, tedy po dobu 5 let.

4.4   Callcentrum 

4.4.1   V případě, že nás kontaktujete na některém z našich kontaktních telefonních čísel (www.bidfood.cz/kontakt), na začátku či v průběhu hovoru vás upozorníme, že hovor může být nahráván. Společnost Bidfood CZ nenahrává automaticky veškeré hovory, ale pouze hovory, u kterých náš operátor shledá, že vedou k uzavření objednávky a nákupu zboží ze strany odběratele. Tyto nahrávky následně uchováváme pro účely dokončení vaší objednávky a jako potvrzení, že mezi odběratelem a společností Bidfood CZ (případně jinou společností ze skupiny Bidfood, pro kterou zajišťujeme služby callcentra) došlo k uzavření kupní smlouvy. Právním základem tohoto zpracování je tedy plnění smlouvy, případně náš oprávněný zájem (zejména pokud objednáváte zboží jako zaměstnanec).

4.4.2   Rozsah zpracovávaných údajů. Nahrávky uchováváme jako celý záznam hovoru (od momentu, kdy náš operátor rozhodne, že je nezbytné hovor nahrát). Dochází tedy ke zpracování veškerých údajů, které nám v rámci hovoru sdělíte, včetně následujících údajů:

  • jméno a příjmení, e-mail, telefonní číslo, IČO, DIČ, sídlo a případně provozovna odběratele, případně pak identifikace vašeho zaměstnavatele a vaše pracovní pozice;
  • údaje o objednaném zboží, provedených objednávkách, zaplacených částkách, provedených platbách apod.

4.4.3   Účel a doba zpracování. Účelem zpracování vašich osobních údajů je uzavření a zpracování objednávky (tedy uzavření kupní smlouvy) a následné uchování této nahrávky jakožto důkazu, že došlo k uzavření této smlouvy. Tyto údaje uchováváme po dobu nutnou ke zpracování vaší objednávky a naplnění kupní smlouvy. V odůvodněných případech (ochrana před neplatiči či před hrozícím sporem) můžeme údaje rovněž uchovávat po dobu až tří let.

4.5   Cookies

Při používání našich internetových stránek může docházet ke zpracování vašich osobních údajů prostřednictvím cookies. Více informací o tom, jak používáme cookies, naleznete na www.bidfood.cz/cookies

5   Sdílení a předávání osobních údajů (příjemci osobních údajů)

5.1   Příjemci osobních údajů

Osobní údaje, které shromažďujeme výše popsanými způsoby, můžeme sdílet se třetími stranami, které zajišťují některé služby související se zajištěním prodeje našeho zboží a služeb, jeho doručování, vyřizování objednávek, administrativní podporou či využívání softwarových prostředků. Tyto osoby jsou tak v postavení zpracovatelů osobních údajů. Vaše osobní údaje tak můžeme sdílet zejména:

  • s našimi dceřinými či sesterskými společnostmi ze skupiny Bidfood (jejichž seznam naleznete zde www.bidfood.cz/o-nas/spolecnosti), a to zejména za účelem administrativní podpory při prodeji zboží a služeb, sdílení některých služeb (např. callcentra) a/nebo pro zajištění fakturace;
  • s našimi obchodními zástupci a řidiči, kteří s vámi mohou komunikovat za účelem plnění smluvních povinností mezi společností Bidfood CZ a odběratelem, včetně zajištění objednávek a doručení objednaného zboží;
  • s dodavateli našich IT systémů, kteří mohou mít v určitých případech přístup k vašim osobním údajům.
  • s externími právními zástupci, pokud je to nezbytné pro vymáhání pohledávek nebo pro ochranu našich oprávněných zájmů.

5.2   Záruky

Se zpracovateli osobních údajů dle předešlého odstavce jsme uzavřeli smlouvy o zpracování osobních údajů, které zaručují nejméně stejnou úroveň ochrany vašich osobních údajů jako tyto Zásady ochrany osobních údajů.

6   Zabezpečení dat

Zavedli jsme a udržujeme nezbytná přiměřená technická a organizační opatření, vnitřní kontroly a procesy bezpečnosti informací v souladu s nejlepší obchodní praxí odpovídající možnému hrozícímu riziku pro vás jako subjekt údajů. Zároveň zohledňujeme stav technologického vývoje s cílem chránit vaše osobní údaje před náhodnou ztrátou, zničením, změnami, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem. Tato opatření mohou mimo jiné zahrnovat zejména přijetí přiměřených kroků k zajištění odpovědnosti zaměstnanců, kteří mají přístup k vašim údajům, školení zaměstnanců, pravidelné zálohování, postupy pro obnovu dat a řízení incidentů, softwarová ochrana zařízení, na kterých jsou uložena osobní data atd.

7   Vaše práva jako subjektu údajů

Pokud uplatníte jakékoliv své právo podle tohoto článku nebo dle platných právních předpisů, informujeme o přijatém opatření nebo vymazání vašich osobních údajů nebo omezení zpracování v souladu s vaším požadavkem každého příjemce, kterému byly tyto údaje poskytnuty podle článku 5 těchto Zásad ochrany osobních údajů, pokud takové sdělení bude možné a/nebo nebude vyžadovat nepřiměřené úsilí.

Pokud si přejete uplatnit tato práva a/nebo získat příslušné informace, můžete tak učinit rovnou přihlášením se do svého zákaznického účtu na stránkách www.mujbidfood.cz. Pokud u nás nemáte vytvořený zákaznický účet, ale přesto byste rádi uplatnili některé ze svých níže uvedených práv k ochraně svého soukromí, můžete nás kontaktovat prostřednictvím gdpr@bidfood.cz

Pro přihlášení ke svému zákaznickému účtu na stránkách www.mujbidfood.cz potřebujete své přihlašovací údaje (uživatelské jméno a heslo). Pokud budete svá práva uplatňovat jiným způsobem, můžeme vás požádat o poskytnutí některých identifikačních informací, které jste nám poskytli. Poskytnutí takových údajů je nezbytné pro ověření, zda byl příslušný požadavek skutečně zaslán vámi. Odpovíme vám do jednoho měsíce po obdržení vaší žádosti, přičemž si však vyhrazujeme právo tuto lhůtu prodloužit o dva měsíce.

7.1   Co můžete požadovat?

V souladu s platnými právními předpisy máte právo požadovat přístup ke svým osobním údajům, které jako správce osobních údajů zpracováváme, právo na jejich opravu, vymazání nebo přenos (např. přenos vašich osobních údajů k jinému poskytovateli služeb), právo podat námitky a také právo požadovat omezení našeho zpracování. Můžete také kdykoliv vzít zpět souhlas se zpracováním údajů k marketingovým účelům, který jste nám poskytli.

7.2   Oprava vašich osobních údajů

Podle platné právní úpravy máte právo na opravu svých osobních údajů, které s námi sdílíte. Pokud máte vytvořený zákaznický účet na stránkách www.mujbidfood.cz, můžete některé údaje upravit přímo po přihlášení do svého účtu. Pokud některé údaje není možné opravit prostřednictvím vašeho zákaznického účtu a/nebo tento účet nemáte vytvořený, kontaktujte nás prosím prostřednictvím našich internetových stránek na následujícím odkazu: gdpr@bidfood.cz.

Přijímáme přiměřená opatření k zajištění toho, abyste mohli udržovat vaše osobní údaje přesné a aktuální. Vždy nás můžete kontaktovat s dotazem, zda stále zpracováváme vaše osobní údaje.

7.3   Vymazání vašich osobních údajů

Můžete nás kdykoliv požádat o vymazání svých osobních údajů. Pokud nás oslovíte s takovou žádostí, smažeme bez zbytečného odkladu všechny vaše osobní údaje, které máme, pokud vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro plnění smluvních a zákonných povinností či ochranu našich oprávněných zájmů, jak jsou popsány výše. Dále také smažeme (a zajistíme smazání ze strany zpracovatelů, které pověřujeme) všechny vaše osobní údaje v případě, že odvoláte svůj souhlas nebo pokud to bude vyžadovat zákon.

7.4   Odvolání souhlasu

Udělený souhlas ke zpracování údajů pro marketingové účely můžete kdykoliv odvolat bez uvedení důvodu. Kontaktujte nás prosím prostřednictvím emailu: gdpr@bidfood.cz. V takovém případě vaše osobní údaje smažeme postupem dle čl. 7.3.

Vezměte prosím na vědomí, že odvolání vašeho souhlasu nemá vliv na zákonnost jakéhokoliv zpracování prováděného na základě dříve uděleného souhlasu.

7.5   Zpřístupnění a přenositelnost Vašich osobních údajů

Máte právo získat osobní údaje týkající se vaší osoby a osobní údaje, které jste nám poskytli. Pokud to budete požadovat, můžeme některé vaše osobní údaje (zejména tedy ty údaje, které zpracováváme na základě plnění smlouvy a/nebo vašeho souhlasu) zaslat přímo třetí straně (jinému správci údajů), kterého uvedete ve své žádosti, pokud takový požadavek nebude mít negativní vliv na práva a svobody jiných osob, a pokud bude technicky proveditelný. 

7.6   Omezení zpracování

Pokud nás požádáte o omezení zpracování svých osobních údajů, např. v případě, kdy zpochybňujete přesnost, zákonnost nebo naši potřebu zpracovávat vaše osobní údaje, omezíme zpracovávání vašich osobních údajů na nezbytné minimum (uložení), a případně je budeme zpracovávat pouze pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebo z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby, nebo jiných omezených důvodů předepsaných platnými právními předpisy. Pokud dojde ke zrušení omezení a my budeme ve zpracovávání vašich osobních údajů pokračovat, budeme vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.

7.7   Stížnost u úřadu pro ochranu osobních údajů 

Máte právo podat stížnost týkající se našeho zpracovávání údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Internetové stránky úřadu: www.uoou.cz.

8   Aktualizace Zásad ochrany osobních údajů

Průběžně můžeme Zásady ochrany osobních údajů upravovat či aktualizovat. Jakékoliv změny těchto Zásad ochrany osobních údajů se stanou účinnými po jejich zveřejnění na následujícím odkazu: www.bidfood.cz/gdpr-odberatele.