Umíte to? Export a import dat umíme

3. 10. 2022
Datové propojení systémů (ilustrační foto)
Komu by se chtělo přepisovat faktury nebo dodací listy, když jejich elektronickou variantu může do svého účetnictví naimportovat. Nebo přepisovat objednávky ze skladové evidence, když je může vyexportovat.

Že je v elektronické výměně dat budoucnost, ví Bidfood již od roku 2012, kdy začal vycházet vstříc prvním skutečným požadavkům. Zákazníci dodnes nejčastěji požadují elektronické faktury pro import do podnikového informačního systému neboli ERP (Enterprise Resource Planning) nebo do jiných účetních a skladových programů. U všech nabízených formátů dokladů jde o strukturovaná data, kterým se vývojáři různých systémů dokážou poměrně snadno přizpůsobit.

Máte-li zájem o zasílání elektronických faktur nebo dodacích listů, obraťte se na svého obchodního zástupce nebo zákaznické centrum. Pomoci může také náš e-shopový konzultant mujBidfood.cz.

Elektronické faktury

Formát ISDOC vznikl v roce 2008 jako společné řešení elektronické výměny faktur. U zrodu stáli zástupci státu a čtrnáct softwarových firem vyvíjejících ERP systémy. Mezi ně patří Abra, Byznys, Helios, K2, Pohoda či SAP. Brzy se k nim připojili desítky dalších vývojářských firem. Nedávno rozvoj formátu ISDOC převzalo Ministerstvo vnitra. ISDOC vychází ze standardu UBL, který je doplněn o česká specifika. Technicky jde o formát XML, který není pro laika čitelný.

Automatické zasílání faktur e-mailem

Zákazníci mohou požádat o zasílání elektronických faktur svého obchodního zástupce nebo zákaznické centrum. Na výběr mají mezi formáty ISDOC, BIDxml a PDF. Faktura jim přichází ihned po jejím vystavení.

  • ISDOC i BIDxml (viz níže) jsou formáty faktur určené pro import dat do skladové evidence desítek ERP systémů, pokladních systémů jako Dotykačka, Septim nebo Storyous či hotelového softwaru Agnis.
  • PDF faktura neslouží pro import dat. Jedná se jen o čitelný snímek dokladu k založení.

Export faktur z e-shopu

Ručně lze kdykoliv stáhnout faktury z e-shopu mujBidfood.cz z historie objednávek ve strukturovaných textových souborech pro starší software.

  • EDI (Electronic Data Interchange), tj. elektronická výměna dat, podle mezinárodního standardu (verze invoice D96A).
  • CSV a TXT formáty obsahují oproti EDI zjednodušený zápis faktury.
Jak stáhnout CSV fakturu z e-shopu mujBidfood
Jak stáhnout fakturu z portálu mujBidfood.cz

 

Elektronické dodací listy

Někteří zákazníci požadují import dodacích listů. Naskladnění zboží s kontrolou faktury nebo dodacího listu tak může probíhat nikoliv s papíry v ruce ale třeba s tabletem. K dispozici jsou formáty BIDxml, EDI (verze desadv D96A), CSV a TXT. Vzhledem k pouhému informačnímu charakteru dodacího listu neexistuje jeho PDF verze.

Bidfood zasílá BIDxml soubor ihned po vystavení dodacího listu, pokud o to zákazník požádá. Ostatní formáty jsou k dispozici v e-shopu v historii objednávek.

Faktura v CSV
Formát BIDxml vznikl v roce 2017 pro import dodacích listů do skladové evidence zákazníků Bidfoodu. BIDxml vyvinulo oddělení informačních technologií Bidfood Czech Republic. Inspirací pro BIDxml byl ISDOC, který však se standardem pro dodací listy nepočítá. Bidfood při té příležitosti vytvořil univerzální formát pro faktury i dodací listy. S formátem BIDxml pracují Agnis, Dotykačka, Septim, Storyous a další.

 

Elektronické objednávky

Objednávky generované ve skladové evidenci může zákazník importovat do e-shopu mujBidfood.cz pomocí funkce Import objednávek. Do košíku e-shopu se vloží zboží ze souborů ve formátech EDI, CSV nebo TXT. Soubory CSV a TXT obsahují tři sloupce: ID, množství a poznámku (např. úprava zákaznického masa).

Příloha Size
Návod pro import objednávek a export faktur nebo dodacích listů (384 kB) 384.21 KB

EDI – elektronická výměna dat

Větší společnosti mohou výměnu elektronických objednávek, dodacích listů a faktur mezi sebou zcela zautomatizovat pomocí EDI (Electronic Data Interchange). Propojením systémů odpadá nespolehlivé zasílání e-mailem a další mezikroky. Se zavedením může pomoci EDI provider. Bidfood využívá služby firmy Grit.